Com a crescente utilização de tecnologia pelo fisco, a NF-e é a versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal, outrora emitida em formulários contínuos. Ela registra a operação mercantil e envia em tempo real todas as informações à Secretaria de Fazenda.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento gerado digitalmente pela empresa que está realizando a transação comercial, por exemplo, a venda de um produto. Além de documentar fiscalmente as operações de venda, a NF-e também é responsável para acobertar todas as demais operações, dentre elas a entrada de mercadorias, operações interestaduais, operações de devolução ou transferência de mercadorias, bem como para comprovar operações de simples remessa.
Para os varejistas, é importante saber quando se deve emitir a NF-e ou a NFC-e, já que ambas documentam as operações de venda de um produto. Em linhas gerais, a NFC-e é utilizada para venda ao consumidor final e a NF-e para todas as demais operações.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Como já mencionado, serve para operações de vendas e operações de entrada de mercadoria, operações interestaduais, devoluções, transferências ou simples remessa. A legislação é federal, isto é, única para qualquer Estado e cidade do Brasil.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço): É voltada para exclusivamente para prestação de serviço de qualquer natureza, como por exemplo, academias, cínicas médicas, escolas etc. Existe um layout padrão, mas cada cidade do país pode ter o seu layout específico. Existe um projeto para unificar os layouts.
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor): Utilizada exclusivamente para venda ao consumidor final. Substituiu o cupom fiscal.
Para a emissão de uma NF-e necessariamente a empresa terá que usar o certificado digital e um software emissor.
O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, mecanismo responsável por garantir a segurança dos dados transmitidos à SEFAZ durante a emissão de uma nota fiscal eletrônica. Além disso, esse certificado proporciona a validade jurídica para o documento, garantindo a procedência (origem) dos dados.
O software responsável pela emissão da NF-e tem dupla função. Ele realiza a transmissão das informações da nota fiscal para a SEFAZ, utilizando o certificado digital, e recebe a resposta com uma chave de autorização, para então gerar a nota fiscal eletrônica.
Após a autorização pela SEFAZ e consequente emissão da nota, tanto o receptor da nota quanto a empresa emissora podem consultar a NF-e pela internet.
O único documento impresso gerado é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que serve como um extrato, contendo o resumo das informações presentes na nota e a chave que dará o acesso pela internet.
Se no passado as notas fiscais em papel tinham que ser arquivadas, com a NF-e é a mesma coisa. Entretanto, em vez de guardar papel, deve ser guardado o arquivo eletrônico correspondente à NF-e gerada.
As notas fiscais servem como comprovantes das transações mercantis, bem como prova de cumprimento da legislação fiscal. A regulamentação vigente atribui ao gestor do varejo a responsabilidade de manter os documentos eletrônicos. Esse arquivo eletrônico possui o formato XML e deve ser armazenado por um período de 5 anos.
Uma Nota Fiscal de Ajuste identifica notas fiscais emitidas para fins de ajuste na escrituração do documento.
Ou seja, notas de ajuste não se referem à transações com mercadorias e devem ser emitidas apenas para fins escriturais.
A NF-e de Ajuste serve para ser utilizada em operações sem circulação de produtos, como uma NF de transferência de crédito, crédito de ativo permanente, entre outros, conforme definições do RICMS.
Por exemplo, o balanço da empresa no fim do mês não bate, falta ou sobra uma quantia, por isso é preciso que seja feita a NF-e de Ajuste do valor que faltou ou que sobrou.
Geralmente, a nota de ajuste é emitida no período de análise da contabilidade para gerar as guias de pagamento dos impostos.
Um dos recursos durante a emissão de NF-e é a NF-e Complementar. Essa NF-e permite que se complemente a operação nos casos de ajuste de quantidade de produto e valores e impostos da nota fiscal original.
Esse documento é bem polêmico pois nem todos interpretam o seu preenchimento do mesmo jeito. Caso você consiga fazer o cancelamento ou a devolução, este é o caminho mais fácil.
Mas, tem casos que só poderão ser resolvidos com a NF-e Complementar, se esse for o seu caso, continue lendo nosso artigo que vamos ajudar no preenchimento!
Casos para usar NF-e Complementar
• Exportação: quando o valor do dólar, por exemplo, for diferente na hora da emissão da NF-e e do recebimento da mercadoria. Nesse caso a NF-e Complementar é para ajustar os valores.
• Quando há diferença no preço ou na quantidade de mercadoria.
• No lançamento ou correção de imposto, quando há erro de cálculo ou de classificação fiscal.
Uma Nota Fiscal de Devolução tem a finalidade de anular operação de compra e venda, ou seja, quando a operação não se concretiza é necessária uma NF-e de devolução.
Há muitas situações em que a devolução é feita, tudo depende do tipo de operação e situação da nota fiscal.
A Nota Fiscal de Devolução tem como objetivo anular o processo de compra ou a própria nota fiscal.
Ou seja, quando a venda não se concretiza ou há necessidade de anular uma nota fiscal que já passou do prazo de cancelamento, é necessária a emissão da NF-e de Devolução.
Geralmente, a Devolução é feita quando bens adquiridos não são entregues, quando há recusa do comprador ou quando já passou o prazo de cancelamento da nota fiscal de origem.
Por exemplo: Um contribuinte emitiu uma nota fiscal de venda, porém a nota estava com erros e o prazo de cancelamento já passou, é possível que eu emita uma nota de devolução para anulação da nota fiscal de origem.
Na situação de devolução, tanto destinatário quanto emitente pode emitir uma NF-e de devolução para anular a operação de venda e compra.
Caso a venda tenha sido para pessoa física e não tenha se concretizado, é preciso que o emitente da nota de origem emita a nota de devolução com uma CFOP de entrada
Mas caso o destinatário seja pessoa jurídica, a responsabilidade de emissão da NF-e de Devolução cai sobre ele.
Portanto, uma Nota Fiscal de Devolução serve para consolidar uma ação de venda não concretizada ou nota fiscal anulada.
Quem pode emitir Nota Fiscal de devolução?
Todo contribuinte que seja pessoa jurídica, pode fazer a emissão de uma Nota Fiscal de Devolução.
Se a venda/compra foi anulada, a mercadoria devolvida ou a nota de origem precisa ser anulada por erros, o contribuinte deve emitir uma NF-e de Devolução.
Ou seja, empresas que tenham CNPJ e Inscrição Estadual podem emitir qualquer tipo de nota fiscal, dependendo de sua necessidade.
Em quais casos a Nota Fiscal de Devolução deve ser emitida?
A Nota Fiscal de Devolução deve ser emitida nos casos de:
• Devolução de mercadoria por parte do destinatário;
• Anulação de uma NF-e que passou do prazo de cancelamento.
Como emitir uma Nota Fiscal de Devolução
Para emitir uma Nota Fiscal de Devolução o cliente precisa:
• Utilizar um CFOP específico para devolução, de acordo com a situação;
• Referenciar a nota com a chave de acesso da nota devolvida;
• Modificar a finalidade da NF-e de 1 para 4;
• Emitir a nota de devolução com todas as informações da nota de origem.